بسیار پیش آمده که از من می‌پرسند «چطور می‌توانیم مدیر تاثیرگذار و موفقی باشیم؟» یکی از پیشنهادات من این است که دست‌کم دو هفته یک‌بار ۱۵ تا ۳۰ دقیقه وقت بگذارید و یک به یک با گزارش‌های کارمندان‌تان روبه‌رو شوید و آن‌ها را شخصا بررسی کنید. ملاقات‌های حضوری یکی از راهکارهای ساده و کارساز رسیدن به مدیریت تاثیرگذار است، اما به هیچ عنوان سهل‌الوصول نیست.
آماده شروع هستید؟
پیش از این‌که بخواهید برنامه ملاقات‌های یک یه یک‌تان را تنظیم کنید باید استدلال‌های محکمی برای خودتان بچینید؛ استدلال‌هایی که بر پایه اهداف و مقاصد مشخص پی‌ریزی شده باشند. اگر برنامه‌ریزی و هدف مشخص داشته باشید به نتایج رضایت‌بخش هم می‌رسید. فرایند تعیین هدف از دو بخش تشکیل می‌شود:
1-مسوولیت‌های‌تان را مشخص کنید.
2- رفتار خوب و پسندیده را دقیق و با جزییات تعریف کنید.
وقتی صحبت از تعیین هدف به میان می‌آید، دقت و تمرکز در اولویت قرار دارند. هر چه هدف مشخص‌تر باشد بهتر است. همه ما افراد بسیاری را می‌شناسیم که ده- دوازده تا هدف برای خودشان دارند که واقعا زیاد است. داشتن سه تا پنج هدف قابل مشاهده و ارزیابی، بهترین نتیجه را به دنبال دارد. این قانون ۲۰/۸۰ را هیچ‌وقت فراموش نکنید: موفقیت کامل یعنی ۸۰ درصد نتیجه رضایت‌بخش به دنبال آن ۲۰ درصد هدف مشخص به وجود می‌آید. این همان حیطه مسوولیت‌های کلیدی شماست.
دستورکار در دستان گزارش‌های مستقیم یکی از تفاوت‌های اصلی ملاقات‌های تن به تن درست با انواع دیگر دریافت گزارش این است که مدیر زمان آن را تعیین می‌کند و خود گزارش ادامه دستور کار را. یعنی در این مرحله، گزارش به اندازه خود مدیر مهم می‌شود. نقش مدیر این است که خوب گوش کند، پرسش‌های مشخص و روشن‌گرانه مطرح کند و دنبال راه حل‌های تازه و خلاقانه باشد. ملاقات‌های حضوری بهترین راه است تا مدیران خودشان را در شرایط رو در رو قرار داده و یاد بگیرند چطور شرایط را به خوبی مدیریت کنند و با خواسته‌ها و گزارش‌های غالبا پنهان دیگران، چشم در چشم شوند. اگر زرنگ باشید خوب می‌فهمید که کارمندان در حین ارائه گزارش به برخی از خواسته‌ها و انتقادهای‌شان هم اشاره می‌کنند و همین برای شما کلیدی‌ست برای درهای تازه.
برای دیگران وقت بگذارید مدیریت یعنی مسوولیت هماهنگ‌سازی کار و نیرو. وقتی می‌گوییم نیرو، یعنی حرف انسان در میان است. پس مدیریت یعنی مردم؛ چون اگر هر کدام افراد به هدف‌های‌شان برسند در حقیقت تمام آن سازمان به سر منزل مقصودش می‌رسد.
همیشه برای ملاقات حضوری با افرادتان وقت بگذارید. چه چیزی از این مهم‌تر؟ اگر ببینید همین یک ربع نیم ساعت‌ها چه معجزاتی می‌کنند واقعا شگفت‌زده خواهید شد.
کن بلانچارد
ترجمه: نیوشا عاشورزاده